Bilo da imaš svoj biznis ili radiš za određenu firmu, imaš porodicu i djecu ili živiš sama, organizacija je pola zdravlja! Kao i većini vjerovatno ti fali onaj dodatni sat u toku dana da završiš svoje obaveze ili da se odmoriš i posvetiš sebi. Ako ti to zvuči poznato, automatizacija je odgovor koji tražiš.
Automatizacija: kako uštedjeti vrijeme?
Automatizacija podrazumijeva da umjesto tebe određena aplikacija ili program radi umjesto tebe tvoje zadatke i poslove. Da, i ti možeš da automatizuješ svoje zadatke iako nemaš zvijer od kompjutera i najnoviji model telefona. Ako imaš laptop, pametni telefon i internet možeš automatizovati dio zadataka i olakšati sebi život. Hajde da se bacimo na pitanje kako uštedjeti vrijeme. Spremila sam ti gomilu alata i aplikacija koje ti u tome mogu pomoći.
Besplatne aplikacije za automatizaciju rada
Postoje brojne aplikacije i programi za automatizaciju, neki od njih su besplatni, neki plaćeni, a neki su u osnovi besplatni, a tek je pro verzije potrebno platiti. Izdvojila sam ti 7 aktivnosti s kojima se sigurno susrećeš, kao i 7 besplatnih aplikacija uz koje ćeš uštedjeti mnogo vremena – svaki dan!
1. Organizacija sastanaka - Kako organizovati Zoom sastanak
Skype je prije mnogo godina uveo kamere, a i samim tim privatne i poslovne sastanke na daljinu u naše domove. Danas, kada su online sastanci naša svakodnevica, Zoom aplikacija je postala nezaobilazni dio poslovne komunikacije. Aplikacija sadrži sve što je potrebno za održavanje sastanka za veći broj ljudi. Sastanak do 100 ljudi u trajanju od 40 minuta je besplatan. Ukoliko želiš da uključiš veći broj ljudi ili da sastanak traje duže potrebno je da uplatiš pro verziju. Međutim, osnovna verzija, takođe, pruža mogućnost snimanja sastanka. Svi učesnici mogu uključiti kamere i mikrofone, a u plaćenoj verziji je moguće da domaćin događaja, odnosno sastanka isključi mikrofone učesnicima kojima želi zbog kvaliteta razgovora (kako ne bi bilo pozadinskih šumova tokom obraćanja nekog od učesnika).
Za organizaciju samog sastanka ti je potrebno da prethodno u podešavanjima podesiš vrijeme i datum održavanja sastanka, kao i okvirno vrijeme trajanja, a zatim da link proslijediš učesnicima sastanka. Učesnici mogu pristupiti sastanku jednostavnim klikom na link. Sastanak će početi tek onda kada domaćin sastanka pokrene sastanak, odnosno i sam uđe putem linka na događaj.
2. Ugovaranje sastanka: Kako organizovati sastanak?
Često ti mnogo vremena oduzme dogovaranje odgovarajućeg vremena za sastanak i druge aktivnosti. Kako bi uštedjela vrijeme i sebi i klijentima, možeš koristiti aplikaciju Calendly koja im omogućava da sami zakažu sastanak sa tobom u nekom od tvojih (unaprijed određenih) slobodnih termina za to. Sama navodiš dane i satnicu kada si slobodna za tu vrstu sastanka ili aktivnosti. Klijenti zatim treba samo da obeilježe termin koji im najviše odgovara.
Čim neko zakaže dobićeš obavkještenje o tome na mejl, tako da nećeš morati stalno da provjeravaš aplikaciju u strahu da ćeš propustiti tu informaciju.
3. Oganizacija Gmail-a
Vjerovatno svakodnevno koristiš gmail za razmjenu mejlova. Ipak, ova platforma pruža ti mnogo više funkcija za koje možda ne znaš, a zlata su vrijedne. Evo šta ti sve Gmail pruža..
- Automatski odgovor na mejlove
Obično baš u periodu kada si na godišnjem odmoru svi se sjete da ti šalju mejlove. Kako ne bi svakoga ponaosob obavještavala unaprijed o svom odmoru ili još gore svakome odgovarala na mejl tokom svog odmora, možeš podesiti automatski odgovor. Ova opcija je sjajna jer možeš podesiti i status aktivnosti, tako da ako nisi u kancelariji (recimo završeno radno vrijeme), onaj ko želi da ti pošalje poruku moći će da vidi tvoj status – van kancelarije. Na taj način pošiljalac će odmah znati da ne može da očekuje odgovor uskoro. - Automatski potpis u mejlu
Mnogo ozbiljnije i profesionalnije izgleda mejl koji na kraju ima lijepo uređen automatski potpis sa funkcijom, brojem telefona, adresom i eventualno logom ili nekim citatatom. Osim toga što izgleda profesionalnije, automatski odgovor ti pruža uštedu vremena jer ne moraš svaki put da kucaš sve te podatke i dodatno ih uređuješ. - Zakazano slanje mejla
Ako si se sjetila da treba da pošalješ ili odgovoriš na neki mejl u neko nedogledno vrijeme kada se ne obavlja poslovna komunikacija, možeš zakazati da se tvoj mejl pošalje u određeno vrijeme. Na taj način možeš riješiti neke obaveze unaprijed, čestitati praznike ili obavijestiti tim i klijente o određenim izmjenama, sastancima i slično. - Posebni folderi i klasifikacija mejlova
Gmail ti pruža mogućnost da mejlove smjestiš u posebne foldere i grupe kako bi se lakše snašla u gomili prispjele pošte. Recimo svaki klijent može imati svoj folder ili određena grupa zadataka.
4. Kako organizovati dokumenta: Organizacija i djeljenje dokumenata
Mnoge datoteke zauzimaju previše prostora da bi se poslale putem mejla. Zbog toga ove datoteke možeš trajno poslati putem WeTransfera. Na taj način onaj kome je poslat materijal moći će da ga preuzme i sačuva na svom uređaju. U slučaju da želiš podijeliti određene datoteke direktno sa svog računara, možeš odabranim korisnicima omogućiti pristup folderu na Google Drive ili putem DropBoxa.
U čemu je razlika u odnosu na podeljene datoteke putem WeTransfera?
Kada pošalješ putem WT datoteke koje si poslala više nisu podložne tvojim promjenama. Poslate su kada pošalješ mejl ili poruku koje ne možeš da opozoveš ili naknadno uređuješ. Korišćenjem DropBox-a i Google Drive, ti zapravo daješ pristup svom folderu na cloudu (bazi podataka na internetu), tako da u bilo kom trenutku možeš obrisati neku datoteku, dodati neku drugu ili postojeće izmijeniti, a da pritom korisnik vidi sve tvoje izmene. Ovo je odličan način deljenja datoteka u timu ili sa klijentima.
5. Kako zakazati objavu na Instagramu?
Kako bi objava bila uspješna – prikupila dovoljno lajkova, dijeljenja, čuvanja, ali i novih pratilaca, neophodno je da bude objavljena u pravo vrijeme. Da bi tvoja objava uvijek bila pred publikom u pravo vrijeme zakaži je u aplikacije Later. Osim što imaš priliku da objaviš svoj sadržaj kada je publika najaktivnija, takođe možeš spremiti i materijal unaprijed. Na taj način riješićeš se one svakodnevne napetosti izazvane pritiskom da moraš opet nešto da kreiraš.
6. Čuvanje lozinki na bezbijednom
Instagram, Facebook, Gmail jedan, Gmail drugi, aplikacija, jedna, druga, treća… Koliko lozinki imaš za različite platforme? Kao i većina, vjerovatno ih pišeš po raznim papirićima krijući ih od ostalih. Papirići se uglavnom izgube ili ih sakriješ od sebe, skrivajući ih od drugih. Ili pak možda za sve aplikacije koristiš istu lozinku, što je u današnje vrijeme poprilično velik rizik. Kako bi sve tvoje lozinke bile sigurne i dostupne u jednom kliku, tu je LastPass aplikacija da spase dan. Ovo je aplikacija koja ti pomaže da bezbijedno smjestiš svoje lozinke na jedno mjesto kako bi uvek mogla da ih pronađeš, a da ipak ostanu tajna za ostale.
LastPass važi za jednu od najbezbednijih aplikacija tog tipa. Njena bezbjednost do sada nije kompromitovana, što je korisnicima najvažnije.
7. Čuvanje dokumenata - Skenirani dokumenti na jednom mjestu
Koliko puta ti zatreba skenirana lična karta, pasoš ili neki drugi lični dokument? Kako ne bi tražila dokumente po raznim folderima u kojima se lako zagube, aplikacija Tool Evernote stiže da riješi problem. Ovu aplikaciju možeš korisiti za čuvanje skeniranih dokumenata, lozinki (poput LastPass), a tvoji podaci će biti potpuno zaštićeni i ne moraš da brineš da će se izgubiti ili da će im pristupiti neko bez tvoje dozvole.
Ovo je samo dio u moru aplikacija i programa, kao i njihovih funkcija koje ti mogu uštedeti vrijeme i živce. Ako želiš da saznaš šta i na koji način ti može dodatno pomoći u organizaciji rada, prijavi se na moj newsletter. Tamo te očekuje mnoštvo besplatnih savijeta, a kako je u pripremi moj novi kurs, među prvima ćeš biti obavještena o detaljima ako se prijaviš.
German 
Croatian