Radni dan ti se sastoji od mnoštva radnih zadataka i etapa rada. Svemu tome često mijenjaš mjesto u svom rasporedu, redosijledu izvršavanja i na kraju mnogi zadaci ne budu obavljeni na najbolji način. Zašto? Potpuno se pogubiš i zapetljaš u tom procesu čiju strukturu nisi dobro organizovala, a riješenje je jednostavno i zove se sistematizacija.
Još jedna strašna riječ, zar ne? Nemoj da te uplaši, jer sistematizacija je zapravo unošenje reda u tvoj opšti nered tokom radnog procesa. To znači da poslažeš stvari na svoje mjesto tako da znaš kad, šta, kako, kada i gdje stoji ili treba da se obavi. Na taj način sebi štediš vrijeme, a možeš se poštedeti i bespotrebne glavobolje. Ako odlučiš da neki zadatak prepustiš nekom drugom članu tima (delegiraš zadatak), to ćeš mnogo kvalitetnije postići nakon obavljene sistematizacije radnog procesa. Dakle, iako zvuči komplikovano, zapravo nije, a što je još važnje štedi ti vrijeme, zdravlje i živce!
Standardna operativna procedura: Kako uštedjeti vrijeme?
Standardna operativna procedura (SOP) podrazumijeva dokument koji sadrži postupke procesa koje primjenjuješ u obavljanju zadatka koji se ponavlja. Iako zvuči komplikovano SOP koristiš svakog dana kada krećeš u prodavnicu sa spiskom namirnica za kupovinu ili na putovanje sa listom stvari koje treba ponijeti. Na taj način unaprijed imaš isplaniran čitav proces određenog zadatka i možeš se posvetiti svakom pojedinačnom postupku u okviru šireg procesa. Prateći samo ovaj dokument korak po korak možeš stići do finalizacije zadatka koji često ponavljaš.
Prednosti SOP: Kako se bolje organizovati?
Iako na prvi pogled može djelovati kao trošenje vremena umjesto njegove uštede, ovaj sistem treba posmatrati kao investiciju i u svoje buduće vrijeme, ali i u kvalitet rada. Kada jednom sastaviš ovaj dokument u kom ćeš imati detaljno obrazložen korak po korak princip obavljanja određenog zadatka više neće biti potrebe za zastajkivanjem i potragom za greškama, jer će se one lakše uočiti ukoliko ih bude. Sa druge strane, iz dokumenta se jasno vidi koji korak slijedi, tako da se ne može neki preskočiti.
Olakšani rad sa novim zaposlenima
Ovo je idealno oruđe za rad novim zaposlenima koji su još uvijek nesigurni i uvijek im je potrebna podrška iskusnijih kolega. Ovim ćeš uštedjeti svoje vrijeme ili vrijeme tvojih zaposlenih koje bi morali da potroše na obuku i pomoć novom zaposlenom da se snađe u procesu umjesto da obavljaju svoje radne zadatke.
SOP dolazi i kao odlično riješenje za često postavljana pitanja o procesu rada. Iako je postavljanje pitanja jako važno jer se na taj način uči, često brojna pitanja koja se ponavljaju mogu usporiti cjelokupan posao. Zbog toga se SOP i sastavlja kao dokument koji treba da odgovori na većinu pitanja koju bi novi zaposleni postavio. Tako on sada ima stalni pristup dokumentu i odgovorima na ova pitanja i štedi se vrijeme čitavog tima, ali i izbjegavaju često neprijatne situacije za novog zaposlenog koji želi da se pokaže u što boljem svjetlu, a što manje pita.
Poznat ti je sigurno primjer FAQ na većini web stranica, zar ne? Sigurno si na sajtovima naletjela na ona često postavljana pitanja. To je upravo to. Kako ne bi hiljade korisnika svakodnevno slalo hiljade mejlova i upita sa desetinom istih pitanja koja se ponavljaju, kreiraju se FAQ stranice na kojima se unaprijed postave pitanja i daju odgovori.
Za prikupljanje ovih pitanje, definitivno je potrebno uložiti vrijeme zaposlenih da sjednu i popišu ta najčešće postavljana pitanja, a zatim odgovore, međutim, na duže staze to je ušteda vremena i živaca cjelokupnog tima.
Tako SOP postaje ultimativni vodič kroz rad koji kada se jednom napiše ostaje tu zauvijek i svako u firmi ga može koristiti. Tokom rasta, firma gradi svoj kredibilitet kako među klijentima i poslovnim partnerima, tako i među svojim zaposlenim. Zbog toga dokumentovane faze rada predstavljaju odličan način da se održi nivo doslednosti i kredibiliteta firme u samom timu.
Ako je standardna operativna procedura dobro dokumentovana greške su gotovo nemoguće. Procedura se može ilustrovati skrinšotovima i drugim grafičkim prikazima (fotografijama, grafikonima itd) koji mogu pomoći da se bolje razumije određeni korak. To je posebno značajno za početnike koji se prvi put susreću sa tom materijom.
Definisani ciljevi i očekivanja
Za napredak firme veoma je bitno postaviti jasno definisane ciljeve i očekivanja od svog tima. Korišćenjem SOP možeš precizno odrediti koliko je vremena potrebno da se obavi određeni zadatak i šta se može očekivati od onog ko dosljedno prati proceduru. Tu nema iznenađenja, ni prostora za puno grešaka. Na taj način neće biti zloupotrebe vremena zaposlenih odnosno odugovlačenja sa obavljanjem određenih zadataka, niti tvojih preteranih očekivanja.
Stabilan sistem: Kako povećati produktivnost?
U poslu je sasvim normalno da se neko razboli, uzme odmor ili da otkaz i to ne znači da posao treba da stane, zar ne? Kada dođe do toga pitanje je ko će preuzeti njihove obaveze? Kada se to pitanje riješi – nema ni problema i posao se odvija uobičajenim tokovima. SOP upravo to omogućava. S obzirom na to da je čitav proces poznat do najmanjih tančina, predviđene su čak i takve stvari, tako da ponovo nema iznenađenja, a produktivnost time ne pada, već vremenom raste ovim načinom rada i organizacije koja je stabilna.
Dosljednost: Kako naći dobrog radnika?
Iako je pitanje kvalitetnog radnika nešto što muči poslodavce možda otkako postoji odnos poslodavac-radnik (a vjerujem da je isto i sa druge strane) treba se pozabaviti pitanjem šta uraditi da ne zavisim od dobrog radnika. A evo kako da ne zavisiš od radnika. Kada dobro uspostaviš standardnu operativnu proceduru (SOP) bez obzira na to ko obavlja zadatak rezultati će biti isti, jer prateći detaljne instrukcije ne bi trebalo da bude grešaka i oscilacija u radu.
Kontrola kvaliteta
Postojanje SOP neće obezbijediti kvalitet poslovanja ukoliko se i sama ne pozabaviš kontrolom sprovođenja onoga što u dokumentu piše. Povremeno proveri da li zaposleni obavljaju sve korake ili neke preskaču, koje i zašto. Možda se u tom zašto krije neki problem u samoj proceduri (možda je korak loše objašnjen, pretežak za sprovođenje itd). Da li se događaju greške? Jesu li česte i da li se dešavaju na istim fazama procesa? Obrati pažnju na ove stavke kako bi mogla da unaprijediš SOP i poboljšaš ukupni kvalitet poslovanja.
Čuvaj digitalne dokumente
Iako nam je ostala navika da volimo da zapisujemo na papiru, čuvanjem dokumenata u digitalnom formatu osim što pomažemo očuvanju životne sredine, spriječavamo i mogućnost da se pogubimo u brojnim papirima koje olako možemo fizički uništiti ili zaista izgubiti. Postoje brojne aplikacije koje možeš koristiti za čuvanje dokumenata, a neke od njih možeš pronaći OVDJE.
Kako primijeniti SOP u svom biznisu?
Ako ti sve ovo još uvijek djeluje komplikovano, isprati ova tri jednostavna koraka koja će ti pomoći da implementiraš SOP u svoj biznis i vidiš prednosti koje pruža.
1. Zadaci najvišeg prioriteta
Najbitnije je da se na početku pozabaviš zadacima najvišeg prioriteta. Dakle, odmah treba napraviti one SOP koje su ti potrebne za obuku i delegiranje zadataka ostatku tima. Zbog čega je ovo bitno? Mnoge zadatke je lakše delegirati odnosno prenijeti na nekog drugog člana tima, kako bi ti mogla da se posvetiš drugim poslovima. Kako bi došlo do toga moraš znati koje zadatke možeš da delegiraš i kome. Kada imaš kreiran SOP za delegiranje, možeš se pozabaviti drugim poslovima i dijelovima procesa rada koji ne mogu da funkcionišu bez tebe.
2. Izrada master SOP obrasca
Kako bi sebi olakšala posao i izradu svih kasnijih obrazaca potrebno je da na početku napraviš glavni odnosno master SOP obrazac koji možeš brzo duplirati kada praviš novi SOP dokument. Bitno je da budeš dosljedna i jasna, ali i da obratiš pažnju da dokument bude lako čitljiv i razumljiv svakom ko ga čita. Na taj način ćeš uštedjeti vrijeme za kreiranje novih pojedinačnih SOP dokumenata, jer će osnova već biti napravljena, te će biti manje vremena potrebno za kreiranje detalja.
3. Napiši SOP za svoj mali biznis
Za početak možeš da napišeš SOP za slanje mjesečnih newslettera. To je odličan način da se uhodaš sa ovim načinom rada. Obrati pažnju, jer se sadržaj mijenja, tako da je bitno imati opštu formulu, a mijenjati sadržaj u skladu sa potrebama i zadacima.
Pokreni se! Proceni svoje trenutne procese.
Da li trenutno imaš svoj SOP?
Ukoliko ga imaš, zapitaj šta u vezi sa njim funkcioniše, a šta ne? Ako još uvijek nemaš svoj SOP razmisli koliko bi samo uštedjela vremena i na koji nivo bi podigla svoje poslovanje njegovim uvođenjem.
Jesi li spremna da budeš korak bliža uspjehu?
Croatian 
German